Hoe Provide helpt bij de optimalisatie van IT-processen in tijden van forse groei.
Als jij en ik aan Boels Rental denken, dan denken we aan verhuur van onder meer machines, gereedschappen en event equipment. Kijkend naar de ronduit indrukwekkende cijfers van het verhuurbedrijf, dan zijn we bepaald niet de enigen. Na een recente, grote overname gaat de omzetteller eerdaags maar liefst een miljard euro aantikken. Het Limburgse familiebedrijf weet sowieso iedere vijf jaar de omzet te verdubbelen en dat is een zeer uitzonderlijke prestatie. Door de sterke groei begon de schoen aan de IT-kant echter te wringen.
Reiant Mulder is sinds 1 oktober 2018 COO bij Boels Rental. Reiant is verantwoordelijk voor de commerciële en operationele leiding aan alle operationele Business Units. De verantwoordelijkheid voor IT-processen komt daar nog eens bij. Dat is met 4.000 medewerkers in dertien landen een enorme klus. “Tot voor kort deden we alle servicedesk activiteiten in eigen beheer. Dat was op een gegeven moment echt niet meer te doen”, licht Reiant toe. “Tijd om processen te documenteren was er bijvoorbeeld amper. We willen ons natuurlijk zoveel mogelijk focussen op de business zelf. Om de IT-processen van Boels Rental te optimaliseren en verbeteren, was outsourcen van de servicedesk, 1ste en 2de lijn, in combinatie met werkplekbeheer onvermijdelijk. Maar dan wel aan een professionele partij die flexibel is en snel met oplossingen komt.”
“Ondanks de bestaande samenwerking hebben we toch een regulier RFP- en RFI-traject doorlopen. Daar kwam Provide toch weer als beste uit de bus.”
Overzicht
Boels had sterke voorkeur voor een partij die kleiner is dan de allergrootste jongens, dichter bij huis is, die snel en flexibel werkt en Boels bij voorkeur al kent. Provide paste precies in dat plaatje. Reiant: “Bovenop een tiental eigen servicedeskmedewerkers huurden we al een aantal consultants van Provide in. Ondanks de bestaande samenwerking hebben we toch een regulier RFP- en RFI-traject doorlopen. Daar kwam Provide toch weer als beste uit de bus. Tijdens de overgang, waarbij naast de ‘Providers’ ook enkele van onze eigen mensen de overstap maakten, heeft Provide ons veel IT-zorgen uit handen genomen. Ik heb daarbij geen moment het gevoel gehad het overzicht te verliezen. Ze hebben ons tijdens de overgang continu inzicht gegeven in de gang en stand van zaken. Ze documenteren alles heel nauwkeurig en leggen alle belangrijke zaken vast.”
Minder zorgen, meer focus
“We weten dat we de IT-afdeling ongestructureerd hebben geoutsourcet. Tegelijkertijd vragen we flexibiliteit en dat krijgen we ook. De samenwerking verloopt prettig en vertrouwd. Ik denk dat we dat goed invullen met elkaar. Vanuit Boels was er tevens behoefte aan een geruisloze overgang en ook dat is gelukt. De verschillende vestigingen in binnen- en buitenland hebben drie maanden lang weinig of niets gemerkt van de overstap naar een externe IT-service. Het grote voordeel is dat onze eigen IT-afdeling zich vanaf nu weer kan focussen op verdere optimalisatie, innovaties en nieuwe applicaties. Dat geeft veel rust, te meer omdat de basis dienstverlening gewoon blijft draaien, op een geordende en gedocumenteerde manier. We blijven groeien in aantal medewerkers en business. Met de hulp van Provide kunnen we de bestaande groei van Boels verder faciliteren.”
