Remote Desktop Login

Archive

  1. Case study Gemeente Vught- “Wij hebben veel profijt van cloud-oplossing van Provide”

    Leave a Comment

    De Noord-Brabantse gemeente Vught, tijdens carnaval regionaal bekend als Dommelbaorzedurp, ligt op een steenworp afstand van Den Bosch en telt circa 26.000 inwoners. Daarmee behoorde de gemeente jaren geleden tot de middelgrote gemeentes maar na vele gemeentelijke herindelingen eerder tot de kleinere. De IT-afdeling beheert in totaal 230 werkplekken en wordt geleid door Bob Appeldooren, Teamleider Organisatie Ondersteuning.

    De met het oog op calamiteiten dubbel uitgevoerde serverruimtes werden tot voor kort door de gemeente zelf beheerd. Omdat de systemen zo goed als afgeschreven waren, was de tijd wat Bob Appeldooren betreft rijp om de infrastructuur en het beheer ervan eens goed onder de loep te nemen. Veel draaide daarbij om de vraag in hoeverre deze klaar is voor de toekomst. Appeldooren: “Om te beginnen is het steeds lastiger om in eigen beheer aan de steeds hogere eisen te voldoen die aan serverruimtes worden gesteld. Daarnaast is het aantal producten en processen de laatste jaren flink toegenomen. Ook wij ontkomen uiteraard niet aan het fenomeen ‘big data’. Veel gegevens zijn bovendien aan elkaar gekoppeld met het risico dat als er ergens iets omvalt er ook elders problemen ontstaan. Het achterhalen van de oorzaak van dat domino-effect is steeds moeilijker. Omdat de eigen expertise tekort gaat schieten ben je automatisch op hulp van externe partijen aangewezen.”

     

    “Waar andere partijen hun eigen product promoten, zet Provide in op flexibiliteit. Dat sluit perfect aan bij onze behoeften”

     

    Snel op- en afschalen

    Om de juiste keuze te maken tussen eigen beheer of uitbesteden spelen volgens Appeldooren twee andere, minstens zo belangrijke factoren een rol. “In het kader van decentralisatie van zorgtaken krijgen gemeentes er steeds meer taken vanuit de overheid bij. Puntje bij paaltje moet er meer werk worden gedaan met minder mensen. Zonder nieuwe technologieën te omarmen is dat een verloren strijd. Zeker wanneer van ambtenaren in het kader van 24/7 dienstverlening ook andere werktijden wordt verwacht. En dan is er nog de mogelijkheid dat ook wij in de toekomst gaan fuseren met andere gemeentes. In beide scenario’s moet je zeker qua IT snel kunnen op- en afschalen en daar is uitbesteden, met name in de cloud, een goede oplossing voor. Zo’n oplossing sluit in ons geval prima aan bij het beleid van de gemeenteraad die aanstuurt op regie voeren en niet alles zelf doen. Toen eenmaal duidelijk was dat uitbesteden onvermijdelijk is, moest er hier en daar wel wat koudwatervrees worden overwonnen.”

     

    Niet eigen product promoten

    “Een zekere weerstand om de controle deels uit handen te geven is normaal. Dat geldt zeker bij de wettelijk verplichting als gemeente om bij een calamiteit binnen 48 uur weer in de lucht te zijn. En dan is er de vraag wat de VS doet met jouw gegevens als die op een buitenlandse server komen te staan. Daar heeft de markt inmiddels goede oplossingen voor.” Een en ander mondde voor de zomer van 2016 uit in een Europese aanbesteding. Omdat er intern door alle betrokken afdelingen al bijna een jaar naar toe was gewerkt, kon in relatief korte tijd een Programma van Eisen worden opgesteld. Wat meteen opviel bij de inschrijving van Provide was dat zij in tegenstelling tot anderen nou juist niet hun eigen product promoten. Andere partijen lopen daardoor vroeg of laat vast terwijl het ons juist om flexibiliteit te doen is. Daarnaast voldeden ze aan alle gestelde eisen en dachten ze meteen met ons mee. Direct na de zomer zijn ze aan de slag gegaan met de implementatie en afgelopen december zijn we live gegaan.”

     

    Burgerzaken gevirtualiseerd

    “Na een uitgebreid testtraject met onze eigen systemen als back-up zijn in een weekend eerst de servers naar de private cloud van Provide verplaatst. Daarbij was een deel van onze organisatie aanwezig. Alle testprotocollen zijn doorlopen en dat verliep uitstekend. De werkplekken zijn vervolgens gefaseerd overgegaan met de lastigste als laatste. Op die manier konden we tussentijds opgedane ervaringen meteen meenemen in de overige werkplekken. We hebben meteen van de gelegenheid gebruik gemaakt om de balies van de afdeling Burgerzaken te virtualiseren met het oog op eventuele calamiteiten. Hoe de private cloud-oplossing van Provide er technisch in detail uit ziet, weet ik in alle eerlijkheid niet. Dat hoeft ook niet zolang ze maar voldoen aan alle gestelde eisen. De omvang van Provide geeft vertrouwen evenals hun eerdere ervaringen met cloud-oplossingen voor andere gemeenten. Dat waren overigens allemaal deeloplossingen want we zijn een van de eerste gemeenten met een volledige cloud-infrastructuur.”

     

    “Onze organisatie heeft niks van de operatie gemerkt, behalve dat de systemen sneller zijn geworden”

     

    Boven verwachting

    “Verder is hun prijs goed, gaan ze heel zorgvuldig met risico’s om en werken ze zeer gestructureerd. Tijdens de hele implementatie was er drie dagen per week een stevige projectleider aanwezig, iemand voor de databases en twee technische mensen. Sinds de implementatie doen we zelf alleen de eerstelijns helpdesk en het functioneel applicatiebeheer, de rest ligt bij Provide. Dat geldt dus ook voor de updates en de monitoring. Omdat ze dat voor een veelheid van klanten doen zijn ze daar veel beter en sneller in dan wij zelf zouden kunnen. Al met al is alles boven verwachting verlopen. Onze organisatie heeft helemaal niks van de operatie gemerkt, behalve dat de systemen sneller zijn geworden. Het aantal storingen is sinds de implementatie sterk verminderd dus de omgeving is stabieler geworden. Is er toch iets aan de hand, dan wordt dat door Provide direct opgelost en gecommuniceerd. Tot slot is het prettig dat ze niet teveel in allerlei procedures en details verzanden. Niet lullen maar poetsen dus en dat werkt erg prettig!”

    Meer weten?

    Provide sluit volledig aan op de vraag van de Gemeente Vught, door continuïteit te bieden en ICT-zorgen uit handen te nemen. We gaan voor het beste resultaat door efficiënt aan een oplossing te werken en een zorgeloze ICT-infrastructuur aan te leggen.
    Wil je als bedrijf ook niet langer omkijken naar je ICT? Provide biedt de oplossing met ‘Managed Services’. Klinkt dit interessant? Neem dan contact op met onze Sales Manager Fons Janssen via sales@provide.nl.

  2. Case study BOAL – “Ik heb er nog geen seconde stress van gehad”

    Leave a Comment

    Utrecht, 19 december 2019 – Met 5 decennia ervaring, een jaarlijkse omzet van meer dan €140 miljoen en meer dan 400 medewerkers is BOAL een gerenommeerd bedrijf met een sterke financiële basis voor toekomstige groei. BOAL is in 1970 opgericht en vandaag de dag leider in het ontwerpen en produceren van onder andere aluminium kasdeksystemen voor de agrosector.

    De directie van BOAL kwam er zo’n 5 jaar geleden achter dat de verouderde ICT-situatie moest veranderen om aan de behoeften van klanten te blijven voldoen. Op deze vraag sluit Provide volledig aan. Wij spraken met Erwin Ronge (Group IT manager bij BOAL) over hoe Provide Managed Services (hierna: Provide) meerdere ICT-zorgen bij BOAL uit handen heeft genomen.

    De ICT-uitdagingen van BOAL

    Waar vroeger de IT-afdeling van BOAL vol zat met ontwikkelaars, is tegenwoordig het uitvoerende deel van de IT-afdeling uitbesteed. Hoewel de programmeurs snel konden reageren op vragen van medewerkers, werden zaken zelden gedocumenteerd en soms niet getest. “Er waren genoeg mensen, maar het kennisniveau nam af”, aldus Erwin Ronge. Om de continuïteit van het bedrijf te waarborgen besloot BOAL daarom op zoek te gaan naar een geschikte partner bij wie ze hun IT-afdeling konden onderbrengen.

    “Vanuit de directie werd gezien, dat we hier niet langer mee door konden gaan.” De kosten liepen op en er zou nooit echte vernieuwing optreden. De industrie in zijn geheel is vanaf 2008 door een zware tijd gegaan. Investeringen in de infrastructuur bleven daardoor achter. Dat moest veranderen. BOAL ging op zoek naar partners die hierbij konden helpen. Provide kwam al snel als beste uit de test.

    Erwin legt uit waarom de keuze op Provide is gevallen. Al na een zeer korte tijd werd duidelijk dat Provide een uitstekende dienstverlening levert. Maar dat was niet het enige. “Ik durf wel te stellen dat het ook prijstechnisch het beste aanbod was.”

    Geen omkijken meer naar ICT

    Provide heeft de verouderde situatie bij BOAL aangepakt en verbeterd. Erwin vertelt “de situatie die bestond op het moment van tekenen had verschillende uitdagingen. Provide heeft alle oplossingen in één contract weten samen te voegen. Na ruim een jaar bood Provide nog meer oplossingen. Zoals het compleet hosten in hun eigen datacenter, op een hybride manier.” Deze keuze leidde tot de voordelen waar BOAL nu de vruchten van plukt. De directie bevestigt dat het ICT-systeem sinds de samenwerking met Provide enorm is verbeterd.

    Meer kwaliteit, duidelijkheid en veiligheid

    BOAL is erg tevreden met het Pay Per Use-model dat Provide aanbiedt. “Je betaalt voor wat je gebruikt.” Zo versnipperd als de diensten voorheen bij diverse leveranciers waren, zo gecentraliseerd ligt alles nu bij Provide. In plaats van contact met 15 leveranciers, hoeft BOAL voor infrastructurele zaken nu nog maar met 1 partij af te stemmen.

    “De lijnen worden korter, alles wordt duidelijker. We hebben veel meer zicht op wat er gebruikt wordt.” Dat biedt niet alleen meer structuur, maar werkt ook veiliger.

    “De service manager die bij ons zit, Edwin, snapt echt hoe het werkt. Als je hem iets voorlegt, weet je zeker dat er wat gaat gebeuren. We zijn nog niet één keer teleurgesteld in dat opzicht.” Aldus Erwin. “Als het om de technische inhoud gaat, is het heel prettig als er iemand is die jouw bedrijf kent.”

    BOAL staat de komende tijd voor een aantal IT-uitdagingen. Hij heeft er vertrouwen in dat als er straks wel wat gebeurt, dit direct door Provide wordt opgelost. Dus maakt Erwin zich geen zorgen. “Over een paar weken gaan we een complete serverkast verplaatsen. Dat is best spannend. Maar ik heb er nog geen seconde stress van gehad.”

    Meer weten?

    Provide sluit volledig aan op de vraag van BOAL, door continuïteit te bieden en ICT-zorgen uit handen te nemen. We gaan voor het beste resultaat door efficiënt aan een oplossing te werken en een zorgeloze ICT-infrastructuur aan te leggen.
    Wil je als bedrijf ook niet langer omkijken naar je ICT? Provide biedt de oplossing met ‘Managed Services’. Klinkt dit interessant? Neem dan contact op met onze Sales Manager Fons Janssen via sales@provide.nl.

  3. Case study Boels Rental – “Provide heeft ons veel IT-zorgen uit handen genomen”

    Leave a Comment

    ———————————

    Hoe Provide Managed Services helpt bij de optimalisatie van IT-processen in tijden van forse groei.

    Als jij en ik aan Boels Rental denken, dan denken we aan verhuur van onder meer machines, gereedschappen en event equipment. Kijkend naar de ronduit indrukwekkende cijfers van het verhuurbedrijf, dan zijn we bepaald niet de enigen. Na een recente, grote overname gaat de omzetteller eerdaags maar liefst een miljard euro aantikken. Het Limburgse familiebedrijf weet sowieso iedere vijf jaar de omzet te verdubbelen en dat is een zeer uitzonderlijke prestatie. Door de sterke groei begon de schoen aan de IT-kant echter te wringen. 

    Reiant Mulder is sinds 1 oktober 2018 COO bij Boels Rental. Reiant is verantwoordelijk voor de commerciële en operationele leiding aan alle operationele Business Units. De verantwoordelijkheid voor IT-processen komt daar nog eens bij. Dat is met 4.000 medewerkers in dertien landen een enorme klus. “Tot voor kort deden we alle servicedesk activiteiten in eigen beheer. Dat was op een gegeven moment echt niet meer te doen”, licht Reiant toe. “Tijd om processen te documenteren was er bijvoorbeeld amper. We willen ons natuurlijk zoveel mogelijk focussen op de business zelf. Om de IT-processen van Boels Rental te optimaliseren en verbeteren, was outsourcen van de servicedesk, 1ste en 2de lijn, in combinatie met werkplekbeheer onvermijdelijk. Maar dan wel aan een professionele partij die flexibel is en snel met oplossingen komt.”

    Overzicht

    Boels had sterke voorkeur voor een partij die kleiner is dan de allergrootste jongens, dichter bij huis is, die snel en flexibel werkt en Boels bij voorkeur al kent. Provide paste precies in dat plaatje. Reiant: “Bovenop een tiental eigen servicedeskmedewerkers huurden we al een aantal consultants van Provide in. Ondanks de bestaande samenwerking hebben we toch een regulier RFP- en RFI-traject doorlopen. Daar kwam Provide toch weer als beste uit de bus. Tijdens de overgang, waarbij naast de ‘Providers’ ook enkele van onze eigen mensen de overstap maakten, heeft Provide ons veel IT-zorgen uit handen genomen. Ik heb daarbij geen moment het gevoel gehad het overzicht te verliezen. Ze hebben ons tijdens de overgang continu inzicht gegeven in de gang en stand van zaken. Ze documenteren alles heel nauwkeurig en leggen alle belangrijke zaken vast.”

    Minder zorgen, meer focus

    “We weten dat we de IT-afdeling ongestructureerd hebben geoutsourcet. Tegelijkertijd vragen we flexibiliteit en dat krijgen we ook. De samenwerking verloopt prettig en vertrouwd. Ik denk dat we dat goed invullen met elkaar. Vanuit Boels was er tevens behoefte aan een geruisloze overgang en ook dat is gelukt. De verschillende vestigingen in binnen- en buitenland hebben drie maanden lang weinig of niets gemerkt van de overstap naar een externe IT-service. Het grote voordeel is dat onze eigen IT-afdeling zich vanaf nu weer kan focussen op verdere optimalisatie, innovaties en nieuwe applicaties. Dat geeft veel rust, te meer omdat de basis dienstverlening gewoon blijft draaien, op een geordende en gedocumenteerde manier. We blijven groeien in aantal medewerkers en business. Met de hulp van Provide kunnen we de bestaande groei van Boels verder faciliteren.”

    Groots en meeslepend

    Reiant is onder de indruk van de samenwerking met Provide. “Ik heb IT- outsourcingstrajecten bij grote, beursgenoteerde organisaties gerund. Die waren zwaar, groots, meeslepend en met veel gedoe. Bij Boels zie je echter dat een familiebedrijf met goed ondernemerschap, in samenwerking met een professionele en lokale partij als Provide, dezelfde klus kan klaren, op een hele pragmatische en slimme manier die bovendien soepel is verlopen. Dat is prachtig.”

    Meer weten?

    Provide sluit volledig aan op de vraag van Boels Rental door ICT-zorgen uit handen te nemen. We gaan voor het beste resultaat door efficiënt aan een oplossing te werken en een zorgeloze ICT-infrastructuur aan te leggen. Wil jij als bedrijf ook niet langer omkijken naar je ICT? Dan biedt Provide de oplossing met ‘Managed Services’. Interessant? Neem dan zeker contact op met onze Sales Manager Fons Janssen via sales@provide.nl.